Hva bruker lærere 25 sparte minutter på? Akkurat det de skal

— Lærerne så det som en selvfølge at tiden de sparte på papirarbeid gikk til elevene. Dette gjorde de uten å bli instruert om det, sier Jon Skriubakken.

Han arbeider med tjenesteutvikling og digital transformasjon i Vestfold og Telemark fylkeskommune, og har tatt mastergrad i ledelse ved Universitetet i Agders etter- og videreutdanningstilbud. Skriubakken skrev masteroppgave om et digitaliseringsprosjekt i den videregående skolen i tidligere Telemark fylkeskommune.

Hvis en elev under 18 år står i fare for å få halvårsvurdering uten karakter i ett eller flere fag, eller karakteren «Nokså god» eller «Lite god» i orden eller oppførsel, må læreren utarbeide skriftlig varsel til eleven og foresatte. Å lage dette varselet var en manuell oppgave, og tok rundt 30 minutter for en lærer å gjennomføre – med papirskjema, manuell utsendelse og arkivering. I fylkeskommunen var det på den tiden ansatt ca. 900 lærere, så tidsbruken totalt ble ganske stor.

Fra 30 til 5 minutter

— Lærerne selv sa at dette tok for lang tid. Da tok vi grep og digitaliserte prosessen, og endte opp med en tjeneste som reduserte tidsbruken til fem minutter. En slik digitaliseringsprosess koster penger, og det var viktig for fylkeskommunen å synliggjøre tidsgevinsten for å forsvare kostnaden. Den sparte tiden skulle brukes på elevene, sier Skriubakken.

Å dokumentere hva ni hundre lærere bruker 25 minutter på er ingen enkel oppgave. Skriubakken gjennomførte intervjuer fra topp til bunn i fylkeskommunen, for å finne ut hvordan de ulike leddene forholdt seg til denne delen av prosjektet.

— Det viste seg at ledelsen i fylkeskommunen syntes dette var viktig, men slet med å få målt hva lærerne brukte den frikjøpte tiden til. Rektoren på skolen jeg snakket med kjente ikke til at dette skulle måles, og han mente også at det ikke ville være fornuftig å bruke tid på det i detalj, sier Skriubakken.

Han har også medforfattet en artikkel om sine funn i tidsskriftet Magma.

To målsettinger

Årsaken til det var at fylkeskommunen allerede hadde brukt mye tid på å kommunisere to sentrale målsettinger til lærerne: økt gjennomføring av videregående, og økt læringsutbytte for elevene. Disse målsettingene styrte lærerne i deres arbeid, i tillegg til høy yrkesstolthet og dedikasjon til elevene.

Da Skriubakken intervjuet lærerne, var de selv ikke i tvil om hva de brukte den frigjorte tiden på.

— De sa selv at før denne rapporteringen ble digitalisert måtte de noen ganger si nei til elever som oppsøkte dem og ba om hjelp. Etter innføringen har antallet elevsamtaler økt mye, og det lar også lærerne bruke mer tid på de elevene som ikke fikk så mye tid før.

Skriubakkens veileder, professor Leif Skiftenes Flak, sier at masteroppgaven illustrerer tillitskulturen i det norske samfunnet.

Kan gjøre annet enn å telle timer

— Mange lederteorier hentes i dag fra USA, og det er ikke nødvendigvis slik at de passer her til lands. Undersøkelsen til Skriubakken indikerer at hvis folk vet hva de skal gjøre så trenger en ikke måle, vurdere og evaluere så detaljert underveis. Det betyr ikke at man ikke skal måle, men det kan være minst like viktig å sette retning og skape forventninger som å dokumentere nøyaktig antall timer, sier professoren.

Faktisk foreslår Skriubakken en annen løsning, nemlig den han selv brukte.

— Å gjøre kvalitative intervjuer med sluttbrukerne, altså lærerne, viste seg å være en god måte å måle effekten av digitaliseringsprosessen på. Det ga oss god innsikt i lærernes bruk av de nye løsningene, hvor fornøyde de var, og hva de brukte tiden på nå, sier Jon Skriubakken.